Administratie speelt een enorme rol in het bedrijfsleven. Talloze papieren en online documenten zijn van cruciaal belang voor een onderneming. Het goed regelen van de boekhouding is dan ook iets dat erg belangrijk is. De administratie moet goed mee worden omgegaan binnen een bedrijf en het is dan ook de bedoeling dat deze goed en veilig wordt bewaard. Hoelang administratie bewaard moet worden door een bedrijf met personeel is dan ook wettelijk bepaald. Toch zijn er hier nog met enige regelmaat vraagtekens bij. Hieronder lees je meer over hoelang je je administratie moet bewaren als bedrijf met personeel.
Reguliere administratie bewaartermijn
Zoals gezegd is het termijn voor hoelang je je administratie moet bewaren als bedrijf met personeel zijnde wettelijk bepaald. Het is zo dat je als bedrijf deze administratie, indien het gaat om de reguliere administratie, 7 jaar moet bewaren. Als het niet de reguliere administratie is, maar documenten zijn met betrekking tot onroerende zaken, dan dienen deze formulieren wel 10 jaar bewaard te worden. Tevens zijn er andere situaties waarin je als bedrijf met personeel de administratie niet 7, maar 10 jaar moet bewaren. Dit is namelijk als je bedrijf zich richt op het leveren van elektronische diensten, als je bedrijf telecommunicatiediensten levert of als je bedrijf radio- en televisieomroepdiensten levert. Lees ook het artikel met betrekking tot de administratie van ZZP’ers.
Kortere bewaartermijnen
Het kan best zo zijn dat je de administratie die je hebt moeilijk 7 jaar kunt bewaren of om een bepaalde reden dit liever niet doet. Dan is het mogelijk hierover met de belastingdienst in gesprek te gaan. Je kunt dan een bewaartermijn afspreken dat over een kortere periode loopt. Wel zitten er in de administratie altijd bepaalde gegevens die wel daadwerkelijk 7 jaar bewaard moeten worden, maar op deze specifieke gegevens na kunnen er zeker afspraken worden gemaakt voor kortere bewaartermijnen. Ook is het zo dat er hierbij afspraken gemaakt kunnen worden over hoe bepaalde gegevens bewaard zullen worden. Het gaat hierbij om het bewaren op papier in bijvoorbeeld mappen, of juist digitaal via de computer.
Administratie goed & overzichtelijk bewaren
Het bewaren van de administratie is niet altijd even makkelijk. Veel mensen vinden het vooral lastig omdat het een termijn is die over 7 jaar loopt. Het is bij het bewaren erg handig dit netjes en overzichtelijk te doen. Als er dan een keer iets nodig is van een aantal jaar geleden, zal het geen grote problemen opleveren om die gegevens te vinden. Het is een aanrader met een goed mappenstructuur te werken, of het nu online is of op papier. Ook het bijhouden van de juiste jaren kan goed helpen bij het bewaren van de administratie. Details moeten ook absoluut niet over het hoofd worden gezien, want de kleinste details spelen vaak een enorm grote rol in de administratie. Ook is het slim om zaken die met elkaar te maken hebben en bijvoorbeeld over hetzelfde onderwerp gaan bij elkaar te bewaren. Dit kan ook extern op een schijf worden, wat vaak zelfs veiliger is. Veel computers begeven het namelijk in die 7 jaar.
