Als zelfstandig ondernemer, ook wel zzp’er genoemd, ben je verplicht jouw administratie te bewaren. Onder administratie worden financiële overzichten alsmede fiscale overzichten bedoeld. Daarnaast moet het op papier en/of digitaal bewaard worden. Hier wordt dezelfde bewaartermijnen voor gehanteerd. Officieel moet je gegevens bewaren in de vorm waarin je ze hebt ontvangen. Maar het kan ook zijn dat je liever alles digitaal wilt bewaren. Aan de hand van de gemaakte afspraken met de belastingdienst mag je onder bepaalde voorwaarden bestanden en gegevens in een andere vorm vastleggen (in dit geval van papiervorm naar digitalisering). Dit wordt ook wel conversie genoemd. Mocht je hier geen gebruik van maken en bewaar je alles wat binnenkomt op zowel papier alsmede digitaal, dan is het handig om van de papieren versies, zoals kassabonnen, een scan te maken, zodat je altijd een bewijs achter de hand hebt van jouw aankopen. Omtrent de bewaarplicht is een verschil te noemen tussen twee onderdelen van de administratie.
Basisgegevens administratie
Met basisgegevens wordt bedoeld dat je het grootboek, de crediteurenadministratie alsmede de debiteurenadministratie en, indien aanwezig, de in- en verkoopadministratie bewaard voor een termijn zeven jaar. Dit geldt voor zowel de papieren versie alsmede de digitale. Daarnaast ligt het eraan wat voor zelfstandig ondernemer je bent. Heb je mensen in dienst en/of diverse voorraden voor jouw bedrijf bij jou staan, dan moet ook hier de administratie voor de duur van zeven jaar worden bewaard. Als laatste moet je alle bonnetjes van overige uitgaven die je doet, bewaren, zodat je altijd aan kan tonen bij de belastingdienst dat je zakelijke uitgaven hebt gedaan.
Onroerende goederen
Is er sprake van het bezig van een gebouw waar jouw bedrijf in zit of is er sprake van onroerende bedrijfsgoederen (tafels, kasten, computers, bureaustoelen), dan moet je de administratieve gegevens hierover zelfs minimaal tien jaar bewaren. Dit heeft als reden dat de belastingdienst verder in de tijd terug kan kijken of gegevens van het bedrijf kloppen inclusief de gedane aankopen.
Waarom de bewaarplicht?
De belastingdienst wil graag kunnen controleren of jij als ondernemer jouw administratie op orde hebt en of je dit op de juiste manier doet. Indien je te maken hebt met zakelijke aankopen, dan wil de belastingdienst dit ook graag controleren of het daadwerkelijk gaat om aankoop van zaken die nodig zijn voor jouw bedrijf. Daarnaast komt het voor dat je als zelfstandig ondernemer aangifte inkomensbelasting doet. Aan de hand van de door jou juist ingevulde gegevens omtrent inkomen en kosten, kan de belastingdienst aan de hand van jouw bewaarde administratie nagaan of dit alles kloppend is.
Afspraken belastingdienst
Met de belastingdienst kun je als zelfstandig ondernemer afspraken maken over de bewaarplicht van overige administratie. Dit betreft alles waar je niet zeker van bent hoelang het officieel bewaard moet worden. Je kunt dan kortere bewaartermijnen vast laten leggen. De vorm waarin je gegevens bewaart kan op papier en digitaal. Hoe je hier vorm aan wilt geven kun je afspreken met de belastingdienst en schriftelijk vast laten leggen.
Boete
Wanneer jij je als ondernemer niet houdt aan de bewaarplicht, kan dit je een boete opleveren en in het ergste geval een strafrechtelijke vervolging.
