Het moment dat jij als zzp’er je eerste factuur kunt gaan versturen is gedenkwaardig. Nu ben je echt begonnen! Veel startende zzp’ers vinden het echter lastig om een factuur te maken. Het kan vreemd voelen om voor het eerst actief om je geld te moeten vragen, maar dat is nergens voor nodig. Door een factuur te verzenden zet je een punt achter de opdracht en kan je klant betalen. Er zijn een paar regels waar jouw factuur aan moet voldoen.
Contactgegevens
Allereerst moeten jouw contactgegevens op de factuur vermeldt worden. Met contactgegevens wordt de volledige naam van jouw onderneming (juridische naam of handelsnaam) en de volledige naam van de klant bedoelt. Het is belangrijk dat het adres dat je op de factuur schrijft overeenkomt met het adres dat je bij de KvK geregistreerd hebt. Daarnaast vermeld je op de factuur ook het volledige adres van het bedrijf van de afnemer.
Btw-nummer en KvK-nummer
Het btw-nummer is het nummer voor de omzetbelasting dat je hebt ontvangen van de Belastingdienst nadat je jouw bedrijf hebt ingeschreven. Je gebruikt het btw-nummer als je omzetbelasting in rekening moet brengen over de werkzaamheden die jij hebt uitgevoerd. Hier zijn wel uitzonderingen op, bijvoorbeeld wanneer je volgens de kleineondernemersregeling (KOR) bent vrijgesteld van de btw-verplichting of wanneer je werkt voor klanten in het buitenland. In het laatste geval weerleg je de btw. Bedrijven zijn verplicht om zich in te schrijven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK). Dit is dus het eerste dat je doet als je een bedrijf start. Je ontvangt een KvK-nummer na de inschrijving, dat je op iedere factuur en alle andere correspondentie met je opdrachtgevers en klanten moet vermelden.
Datum en betalingstermijn
Op de factuur vermeld je altijd de verzenddatum en de uiterste betaaldatum. In Nederland is een gangbare betalingstermijn is 30 dagen. Indien je geen betalingstermijn vermeldt op de factuur, wordt deze betalingstermijn automatisch gehanteerd.
Uniek volgnummer
Als ondernemer is het belangrijk dat jij jouw boekhouding nauwkeurig bijhoudt. Iedere factuur die je verzendt krijgt een eigen factuurnummer. Je mag zelf bepalen hoe je de verplichte nummering ordent. Het valt aan te raden om een logisch systeem te gebruiken, zoals jaar, maand en factuurnummer (JJJJMM####). De factuurnummers moeten op elkaar aansluiten. Als je een systeem gebruikt zoals in dit voorbeeld moeten de factuurnummers bijvoorbeeld opeenvolgend eindigen op 0001, 0002, 0003 en 0004.
Omschrijving van de dienst of levering
Hoe jij de geleverde dienst omschrijft op je factuur mag je zelf weten. Het is verplicht om in ieder geval het aantal uren of stuks te specificeren dat je in rekening brengt. Het totaal te betalen bedrag dient duidelijk vermeld te worden, exclusief en inclusief btw.
Eenvoudig digitaal factureren
Tegenwoordig kiest haast iedere ondernemer ervoor om digitaal te factureren. Hierdoor bespaar je tijd en geld. Zo kun je gebruikmaken van boekhoudsoftware waarin je facturen kunt opstellen en verzenden. Deze worden vervolgens automatisch in je boekhouding verwerkt wat de kans op fouten verkleint.
